법인 전자증명서는 회사가 등기소에 신고한 법인 인감을 온라인에서 대신하는 증명이다. 종이 신청서에 법인 인감을 찍는 자리를, 전자신청에서는 이 전자증명서로 서명해 채운다. 법인등기를 전자신청으로 처리하려면 먼저 이것부터 있어야 한다.
여기서 막히기 쉬운 지점은 발급이 아니라 그다음이다. 등기소에서 받아 오는 것은 증명서 파일이 아니라 접수증 한 장이고, 실제 파일은 집·사무실에서 직접 내려받아 등록해야 쓸 수 있게 된다. 절차가 두 토막으로 나뉜다는 사실을 모르면 등기소를 다녀오고도 아무것도 못 한다.
전체 흐름: 등기소 한 번, 인터넷등기소 한 번
- 등기소 방문 신청: 전자증명서 발급신청서에 법인인감을 날인해 제출한다. 발급수수료는 없고, 관할 등기소가 아닌 다른 등기소에서도 된다
- 접근번호가 적힌 접수증 수령: 이 번호가 다음 단계의 열쇠다
- 인터넷등기소에서 내려받기: 접근번호로 본인 확인을 하고, 저장 위치를 고른 뒤 인증서 암호를 정해 전자증명서를 저장한다
- 이용등록: 전자증명서로 인증하고 회원정보(아이디·비밀번호)를 입력해 등록을 마쳐야 비로소 전자신청에 쓸 수 있다
이 절차는 2025년 1월 31일 시행된 등기예규(제1791호)로 바뀌었고, 현행은 2025년 8월 1일 시행된 제1850호다. 창구에서 받아 오는 것은 접근번호가 인쇄된 접수증 한 장이다. 종전에는 전자증명서 파일이 담긴 USB를 등기소에서 받아 왔지만 그 방식은 폐지됐고, 지금은 파일을 본인이 인터넷등기소에서 내려받아 저장한다. 전자신청에 따로 요구되는 보안매체는 기기형 OTP와 모바일 OTP 둘뿐이다. 오래된 안내 글을 보고 "USB를 받아 온다"고 알고 가면 창구에서 설명이 어긋난다.
등기소에서 무엇을 하나
발급 신청은 대표자가 직접 등기소에 출석해 하는 것이 기본이고, 변호사·법무사에게 위임해 대리 신청할 수도 있다. 직원이나 지인에게는 위임할 수 없다. 신청서 또는 위임장에는 등기소에 제출한 법인인감을 반드시 날인해야 하며, 서명으로 대체할 수 없다.
대리 신청이면 접근번호가 인쇄된 접수증을 창구에서 대리인이 수령한다. 대표자에게는 신청서에 적은 전자우편주소로 접수증이 발급됐다는 통지만 간다. 번호가 대리인을 거친다는 뜻이므로, 내려받기와 이용등록까지 누가 할지 미리 정해 두는 편이 낫다.
전자증명서를 쓸 때마다 넣는 인증서 암호는 등기소 창구가 아니라 인터넷등기소에서 발급할 때 직접 정한다. 잃어버리면 전자증명서를 폐지하고 처음부터 다시 받아야 하므로, 정한 값을 회사가 관리하는 곳에 남겨 둔다.
접근번호는 접수증을 받은 날부터 10일 이내에 써서 이용등록까지 마쳐야 한다. 10일이 지나면 번호가 무효가 돼 등기소에 다시 가서 처음부터 신청해야 한다. 접수증을 받으면 그날 안에 내려받기와 이용등록까지 끝내는 편이 안전하다.
아직 전자증명서가 없다면
발급 경로는 두 갈래다.
- 대표자가 직접 등기소 방문: 가까운 등기소면 된다. 관할 등기소가 아니어도 되고 발급수수료도 없다.
- 등기온에 의뢰: 대행료 55,000원. 법인인감을 날인한 실물 서류를 보내면 등기온이 대신 신청한다.
인터넷등기소에서 무엇을 하나
등기소에서 받아 온 접수증 한 장으로 나머지를 여기서 끝낸다. 발급과 이용등록 두 단계이고, 화면 순서는 아래 그림 그대로다.
▲ 접수증을 옆에 두고 진행한다. 접근번호는 눈으로 외워 옮기면 틀리기 쉽다.
▲ "이용등록이 성공적으로 완료되었습니다" 화면까지 가야 끝난다.
여기서 만든 회원 아이디와 비밀번호는 발급 때 정한 인증서 암호와 별개다. 둘 다 담당자 개인 메모가 아니라 회사가 관리하는 곳에 적어 두는 편이 낫다. 담당자가 바뀌면 그대로 막힌다.
저장 위치를 USB만 고를 수 있다고 적어 둔 옛 안내가 아직 남아 있다. 등기예규(제1791호) 제8조제1항이 바꾼 뒤로는 그렇지 않다. 이 조항은 현행 제1850호에도 그대로 있다.
OTP는 이용등록과 별도로 발급받는다. 이용등록을 마쳐도 OTP가 없으면 전자신청 단계에서 막히므로, 두 가지를 같은 일정에 잡는다.
OTP: 2025년 8월부터 의무
전자증명서 파일이 복사되거나 분실됐을 때를 대비해 보안매체로 OTP가 도입됐다. 전자신청에 전자증명서 외에 추가 인증수단을 요구하는 근거는 상업등기규칙(제67조 제4항)이고, 그 보안매체의 종류와 발급 절차를 정한 것이 위 예규다.
| 구분 | 내용 |
|---|---|
| 종류 | 기기형 OTP와 모바일 OTP. 둘 중 하나만 발급받을 수 있다 |
| 비용 | 기기형 OTP는 18,000원, 모바일 OTP는 발급수수료가 없다 |
| 의무 시행 | 2025년 8월 1일부터 의무. 그 전에 전자증명서를 받아 쓰던 법인도 OTP가 없으면 전자신청이 진행되지 않는다 |
증명기간 3년: 갱신과 변경 발급
전자증명서의 증명기간은 3년이다. 기간이 끝나기 전에 갱신 발급을 받아야 하고, 상호나 대표자 성명처럼 전자증명서에 기록된 내용이 등기기록과 달라지면 변경 발급을 받는다. 갱신과 변경은 모두 인터넷등기소에서 기존 전자증명서로 처리하므로 등기소에 다시 갈 필요가 없다.
다만 대표자가 바뀐 경우는 갱신이 아니다. 전자증명서에 기록되는 인감제출자가 달라지므로 최초 발급절차를 처음부터 다시 밟아야 한다. 등기소 방문부터 다시다. 임원변경등기와 전자증명서 재발급을 한 묶음으로 잡아 두는 편이 낫다.
발급받고도 못 쓰는 흔한 경우
- 접수증만 받아 오고 이용등록을 하지 않은 상태: 발급이 끝난 것으로 오해하기 쉬운 지점이다
- 접근번호 기한 경과: 처음부터 다시 신청해야 한다
- 파일이나 비밀번호 분실: 기존 전자증명서를 폐지하고 등기소 방문부터 다시 밟아야 한다
- OTP 미발급: 전자증명서만으로는 신청이 진행되지 않는다
준비에 며칠 걸리나
등기소에서 접수증을 받은 뒤에도 내려받기·이용등록·OTP까지 이어서 마쳐야 쓸 수 있다. 여유를 두고 미리 시작하는 편이 안전하다. 등기 일정이 정해진 뒤에 시작하면 늦는다.
등기온에서는 법인변경등기 유형별로 필요한 서류와 절차를 정리해 두었고, 임원 변동은 임원변경등기에서 서류 검토부터 접수·완료까지 처리한다.
자주 묻는 질문
전자증명서를 등기소에서 USB로 받아 오나?
지금은 아닙니다. 등기소에서는 접근번호가 적힌 접수증을 받고, 파일은 인터넷등기소에서 본인이 직접 내려받아 하드디스크·USB·저장 토큰·휴대폰 중 고른 곳에 저장합니다.
대표이사가 반드시 등기소에 가야 하나?
아닙니다. 법이 정한 자격자(변호사·법무사)에게 위임하면 대리 신청이 됩니다. 다만 직원이나 지인에게는 위임할 수 없고, 신청서 또는 위임장에는 등기소에 제출한 법인인감을 반드시 날인해야 합니다. 서명으로 대체되지 않습니다.
OTP는 꼭 받아야 하나?
2025년 8월 1일부터 의무입니다. 기기형과 모바일 OTP 중 하나만 발급받을 수 있고, 모바일 OTP는 발급수수료가 없습니다.
전자증명서 발급을 등기온에 맡길 수 있나?
맡기실 수 있습니다. 대행료는 55,000원이고, 법인인감을 날인한 실물 서류를 보내 주시면 등기온이 대신 신청합니다.
전자증명서 이용등록은 어디서 어떻게 하나?
인터넷등기소에서 합니다. 신청 › 법인 › 지원관리 › 전자증명서 발급 및 관리로 들어가 발급을 마친 뒤, 같은 화면의 이용등록 탭에서 약관에 동의하고 방금 저장한 전자증명서로 인증한 다음 아이디를 만들면 끝납니다. 화면별 순서는 이 글의 안내 그림에 단계별로 담아 두었습니다. 이용등록은 곧 그 법인 명의로 인터넷등기소 계정을 만드는 일이고, 접근번호는 접수증을 받은 날부터 10일 안에 써야 합니다.
이용등록을 안 하면 어떻게 되나?
전자증명서를 내려받았더라도 이용등록을 마치지 않으면 전자신청에 쓸 수 없습니다. 접근번호에는 기한이 있으므로 미루지 않는 편이 안전합니다.
전자증명서와 법인 인감증명서는 같은 것인가?
다릅니다. 법인 인감증명서는 종이 서류로 등기소가 발급하는 증명이고, 전자증명서는 전자신청에서 인감 날인을 대신하는 전자적 수단입니다. 발급 경로와 쓰임이 서로 다릅니다.
이 글은 일반적인 정보 제공을 목적으로 하며, 개별 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다. 구체적인 사건은 변호사·법무사 등 전문가와 상담하시기 바랍니다. (작성: 법무법인 시화가 운영하는 등기온, 2026년 9월 기준)